Doxoft

Doküman ve İş Akış Yönetimi

Doküman Yönetimi kavramsal olarak;
Dokümanların;
• Yaratılması, taranması,
• Organizasyonu
• Depolanması
• Erişimi
• Değiştirilmesi
• Kontrollü dağıtımının
elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan bilgisayar destekli entegre yönetim
sistemidir.

Hedef, kurumun bilgi kaynaklarını korur ve güçlendirirken aynı zamanda iş süreçlerinin iyileştirilmesini sağlamaktır. Sürekli büyüyen ve yönetimi zor olan kurumsal dokümanlarınız ve içerikler, yaşam döngüleri (içeriğin oluşturulması, yönetimi ve dağıtımı) boyunca kontrol altına alınır. Kurumsal içeriğin iş süreçleri ile entegrasyonu sağlanırken, içerik doğru zamanda, doğru kişilere, iş süreçleri içinde gerektiği şekilde ulaşır. Doküman akışı ve onay mekanizmaları sayesinde, karar ve onay mekanizmaları kontrol altına alınır ve hızlandırılır. Doküman ve içerik internet/intranet gibi yeni ortamlarla dağıtılır ve her an her yerden erişim imkanı sağlanır. Elektronik imza teknolojisinin desteklenmesi ile güvenli içerik ve güvenli dağıtım oluşturulur. Dokümanların elektronik ortamda arşivlenmesi ve yedeklenmesi ile doğal afet ve kriz durumlarında bilgi kaybı olması önlenir. Dokümanların arşivlenmesi için gerekli alan ihtiyacı ortadan kalkar ve verimlilik artarken, maliyetler azalır.

Doxoft Doküman Yönetimi Özellikleri:

• Tamamen web temelli kullanıcı ve yönetim arayüzü.
• Sınırsız doküman katabilme, sınırsız klasör yaratabilme, sınırsız format tanımlayabilme.
• Doküman seviyesinde yetkilendirme.
• İstenilen dokümanların 128-Bit şifrelenmesi. Entegre şifreleme modülü ile en gizli evraklarınız bile güvendedir.
• Revizyon kullanımının seçimlik olması, otomatik revizyon ilerletme. (istenirse rakam, istenirse harf ilerletmesi)
• Haber gruplarına üye olma. (doküman, klasör, kategori)
• Elektronik form desteği.
• Entegre tarama ve kaydetme.
• Entegre faks alma ve kaydetme. ( ilgili yazılım, donanım ve modüllerin alınması ile mümkündür.)
• Entegre e-mail kaydetme. (eki ile birlikte, sadece eki veya sadece mesaj gövdesi)
• Dokümana not koyma, görüş bildirme.
• Dokümanlar arası ilişki kurma, değişiklikleri otomatik yansıtma, e-mail ile taklit edilemez imzaları evraka ekleme, ıslak/dijital imza ile onaylama. (ilgili yazılım, donanım ve modüllerin alınması ile mümkündür.)
• Gelişmiş arama fonksiyonları sayesinde dokümanlara ilişkin veriler, içerik, sayı ve notlarından arama sonuçlarına ulaşılması.
• Dokümanların tiplerine göre yasam sürelerinin belirlenebilme imkanı.
• Doxofta doküman katma ve dışarı kopyalama işlemlerinde sürükle bırak (drag-n-drop) özelliği.

Doxoft Doküman Yönetimi Avantajları:

• Tamamen web temelli kullanıcı ve yönetim arayüzü bakım maliyetlerini azaltır, son kullanıcının bilgisayarına kurulması gerekli bir program yoktur. Internet Browser yeterlidir.
• Kullanışlı arayüzü sayesinde eğitim maliyetleri azalır. Doküman veya forma ait ek özellik alanları, kullanıcı tarafından yaratılabilir, bu geliştirme sürecinde ciddi tasarruf sağlar.
• Kullanıcı ve grup yetkilerine göre menülerin dinamik olması yönetimi kolaylaştırır.
• Proje grupları yaratılabilir, projede yer alan evraklar, işler, notlar paylaşılabilir. Takım çalışmasını destekler.
• Kategoriler yaratılabilir, her kategoriye ait konular, müşteriler ya da isler tek ekranla takip edilebilir, hatta bu kategoriye üye olunarak, değişikliklerden haberdar olunabilir.
• Merkezi kasalar tanımlanabildiği gibi, lokal kasalar da tanımlanabilir. Bu, bölge müdürlükleri veya şubelerde saklanması gereken evraklarda erişim kolaylığı sağlar.
• İş akısı modülünde koşul tanımlanabilir, buna göre akışın yönü değişebilir. ilgili yazılım, donanım ve modüllerin alınması ile mümkündür.)
• Çok ayrıntılı "denetim" olanağıyla yalnızca çalışanların değil, sistem yöneticilerinin de hareketleri izlenebilir, yapılan işlemler ve yetkiler kaydedilebilir.
• Birden fazla dil desteği ile aynı sistemi, aynı anda farklı dillerdeki kullanıcılar kullanabilir.
• Web tabanlı merkezi bir altyapı üzerinde çalışan Doxoft uygulamalarının iletişim gereksinimleri çok düşük, dolayısıyla verimlilikleri çok yüksektir.