Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi, farklı formatlarda yer alan bilgi ve belgenin elektronik ortamda güvenli bir şekilde kullanılması, depolanması ve yönetilmesidir. Kurumlar için en önemli değerlerden biri sahip oldukları koleksiyonları ve kurumsal arşivleridir. Kurum içerisinde ve kurum dışında bulunan tüm bilgi ve belgelerin nasıl saklandığı ve tüm bunlara nasıl erişildiği çok önemlidir. Dolayısıyla kurumların sahip olduğu tüm bu bilgi birikiminin en doğru şekilde işlenmesi, depolanması ve kaliteli bir şekilde kullanılabilmesi için doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir.




Kamu kurum ve kuruluşları başta olmak üzere kurumsal firmalar için doküman yönetimi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Kurumların kendi içlerindeki işleyişi her gün binlerce dokümanın üretilmesine neden olmaktadır. Bu kadar fazla belgenin üretildiği ve depolandığı bir ortamda bilgiye duyulan gereksinim bir hayli fazla olup bu bilgiye erişememe ve kurum içerisindeki bilgi akışının sağlanamaması büyük maliyetlere neden olmaktadır.

Limeks, tam da bu noktada CubeBox Doküman Yönetim Sistemi’ni çözüm olarak sizlere sunuyor. CubeBox, kurumun sahip olduğu bilgi kaynakları hangi formatta olursa olsun bilgiye erişim sağlanmak istenildiğinde kullanılan bir doküman yönetim sistemidir.


Özellikler
  • CubeBox CLOUDy ile sınırsız veri depolama olanağı
  • CubeBox CLOUDy ile size özel bulut (private cloud)
  • Dropbox ve Google Drive genel bulutlarından (public cloud) yararlanabilme ve genel bulutlarda dosya kriptolama ile gizliliğin sağlanması (privacy over public clouds)
  • Kullanıcı bilgisayarına ait yerel disklerden yararlanabilme ve arzu edilen klasör ve dosyaların kriptolanarak güvenliğin sağlanması
  • Senkronizasyon gerektirmemesi özelliği ile devasa miktardaki belge ve dosyalar ile çalışabilme olanağı. Diğer masaüstü bulut istemcileri en fazla 25000-30000 arası miktarlardaki dosyalar üzerinde çalışabilmenizi sağlamaktadır (örnek OneDrive), sizin bulutunuzda sınır bulunmuyor.
  • Windows “Dosya Gezgini” konforunda kolay ve kullanışlı arayüz.
  • Google Drive, Dropbox ile çalışabilme ve gerektiğinde Yandex Disk, Share Point vs. entegrasyonunu olanağı
  • Kendi bilgisayarınızın sınırlarının dışında depolama olanağı. Örneğin bilgisayarınıza ait yerel disk kapasitesi 500 GB iken siz 100 TB’lık bir veri kapasitesinden yararlanabilirsiniz.
  • Dosyalarınızı buluta kopyalarken kriptolama olanağı
  • Yazma amaçlı otomatik ve manuel dosya kilitleme
  • Sürüm kontrolü sayesinde hangi kullanıcının ne şekilde dosya üzerinde işlem yaptığını görüntüleyebilme
  • Silinen dosyalar için özel bir geri dönüşüm kutusu
  • Belge ve dosya içeriğinde arama yapabilme
  • Resim formatındaki dosyaları word, excel, pdf, text, html gibi formatlarına dönüştürebilme (OCR). Bu sayede tüm kurum veya işletme için merkezi olarak OCR işlemlerini sağlayabilme
  • Resim tipindeki belgeler içerisinde içerik araması yapabilme
  • Yeni klasör ve dosya ekleyebilme
  • Masaüstünden, yerel diskten klasör ve dosyaları sürükleyip bırakarak kopyalayabime (tüm bulut sistemleri için)
  • Güncellenen belgeleri otomatik olarak bulutta saklayabilme
  • Klasör ve dosya listesinde sayfalama olanağı, bu sayede Windows dosya gezgininin de kısıtları ortadan kalkıyor, örneğin bir klasör altında 10 milyon dosya veya klasörünüz olabilir.


Diğer Özellikler
  • Kullanıcı Loglarını kaydetme
  • Verilerin bulutta olması sayesinde bilgilerin kurumsal olarak kullanılabilmesi, veri kayıplarının olmaması
  • Kullanıcı işlemi bittikten sonra uygulamayı kapatmak yerine oturumu kapatma imkanı
  • Gerek olması halinde diğer sistemlerle entegrasyon yapabilme
  • Geri dönüşüm kutusu, geri dönüşüm kutusundan geri alma, geri dönüşüm kutusunu boşaltabilme
  • Uzun süren işlemleri beklemeye gerek kalmaksızın çalışmanızı sürdürebilme (multi tasking)
  • Sistemden çıkılsa bile veya bilgisayarın elektrik kesintisi vb. nedenlerle kapanması halinde bile verilerin buluta gönderilmesi
  • Gelişmiş dosya/belge sürüm kontrolü
  • Paylaşılan klasörlerdeki dosyalarda diğer kişilerin yaptığı değişikliklerin izlenebilmesi
  • Çok dilli arayüz

Fark edilir olun, Fark yaratın !

Alanında uzman Limeks Ofis, Dünya markalarıyla birlikte çalışmaktan gurur duymaktadır.